L’intelligenza artificiale sta assumendo un ruolo sempre più rilevante nelle strategie commerciali. Dopo una prima fase di sperimentazione, le aziende si confrontano oggi con una sfida concreta: trasformare le potenzialità dell’AI in strumenti realmente utili per chi opera sul campo, capaci di semplificare le attività quotidiane e migliorare l’efficienza dei processi di vendita.
Per raggiungere questo obiettivo, tuttavia, la tecnologia da sola non basta. Occorre definire con chiarezza quali attività affidare all’intelligenza artificiale, quali informazioni mettere a sua disposizione e quali decisioni debbano continuare a essere gestite dalle persone. È da questa consapevolezza che nasce il progetto realizzato da Vianova, operatore di telecomunicazioni specializzato nel mercato business, con Apparound, software vendor che supporta le aziende nella digitalizzazione dei processi di vendita B2B.
Il progetto risponde a un’esigenza operativa precisa. Vianova commercializza i propri servizi attraverso una rete di partner che, durante le trattative con i clienti, aveva spesso bisogno di rivolgersi al back office per recuperare listini aggiornati, verificare le condizioni commerciali o individuare gli argomenti più efficaci per rispondere alle obiezioni. Un passaggio che poteva rallentare il lavoro della rete e sottrarre tempo alla relazione commerciale.
Per rendere i partner più autonomi e facilitare l’accesso alle informazioni, Vianova e Apparound hanno introdotto un assistente AI integrato negli strumenti di lavoro già utilizzati dalla rete. L’obiettivo è portare la conoscenza aziendale direttamente nel contesto operativo in cui serve, riducendo la necessità di interrompere le attività per cercare informazioni o richiedere supporto.
Un approccio all’AI che parte dai processi
Per Apparound, l’integrazione dell’intelligenza artificiale nei processi commerciali parte dalla definizione del suo ruolo all’interno dell’organizzazione. Prima ancora di scegliere modelli e funzionalità, è necessario stabilire quali attività possano essere automatizzate e quali richiedano invece la supervisione delle persone.
L’AI esprime il proprio potenziale soprattutto nelle attività di supporto: recuperare informazioni, ridurre il lavoro ripetitivo, migliorare la qualità dei dati, individuare anomalie e accompagnare il venditore nei passaggi più complessi. Il suo contributo diventa invece più delicato quando riguarda decisioni commerciali autonome, contenuti contrattuali o processi con implicazioni legali.
Nel progetto con Vianova, questa distinzione si traduce in una precisa ripartizione delle responsabilità: all’assistente spetta il compito di rendere le informazioni accessibili in modo rapido e contestuale, mentre le decisioni commerciali e la gestione dei contenuti contrattuali restano affidate ai processi aziendali e alle persone responsabili.
L’obiettivo non è sostituire il ruolo del venditore ma metterlo nelle condizioni di lavorare con maggiore efficacia, dedicando meno tempo alla ricerca delle informazioni e più attenzione alla comprensione delle esigenze del cliente.
Quattro condizioni per portare l’AI nella rete commerciale
L’esperienza di Vianova evidenzia alcuni elementi fondamentali per integrare l’intelligenza artificiale nei processi di vendita in modo efficace e sostenibile.
1. Processi strutturati. L’AI può offrire risultati concreti quando opera all’interno di procedure definite e condivise. La standardizzazione dei processi consente di rendere replicabili le attività e di ridurre la dipendenza dalle conoscenze detenute da singole persone.
2. Fonti informative affidabili. La qualità delle risposte dipende anche dall’attendibilità e dall’aggiornamento dei contenuti utilizzati. Per avviare il progetto, Vianova ha scelto di utilizzare il proprio sito web come base di conoscenza dell’assistente, mettendo a disposizione informazioni aziendali e commerciali approvate.
3. Governance e controllo. Definire quali fonti l’AI possa consultare e quali verifiche applicare alle risposte è essenziale per mantenere coerenza e affidabilità. Un aspetto particolarmente rilevante in settori come le telecomunicazioni e l’energia, caratterizzati da specifiche esigenze di controllo e conformità.
4. Integrazione negli strumenti di lavoro. Per favorire l’adozione, l’assistente deve essere disponibile all’interno dell’ambiente operativo quotidiano. Ridurre il numero di passaggi necessari per accedere alle informazioni significa rendere la tecnologia più semplice da utilizzare e più vicina alle esigenze della rete commerciale.
Questi principi contribuiscono a trasformare l’AI da sperimentazione tecnologica a componente concreta dei processi aziendali, con un impatto diretto sull’esperienza delle persone che la utilizzano.
Il caso Vianova: un assistente AI al servizio dei partner
All’interno della piattaforma Apparound, l’intelligenza artificiale supporta i processi di vendita su due livelli. Il primo agisce direttamente sulle attività operative, attraverso funzionalità che consentono di leggere documenti e bollette, verificare discrepanze e anomalie e precompilare le informazioni necessarie alla vendita.
Il secondo livello è rappresentato dall’assistente conversazionale, che permette di interagire con la piattaforma attraverso richieste formulate in linguaggio naturale. In questo modo, gli utenti possono cercare un cliente, configurare un’offerta, recuperare informazioni commerciali o generare piani incentivanti senza dover navigare tra schermate e funzionalità differenti.
Vianova ha scelto di partire proprio dall’assistente conversazionale, con l’obiettivo di rendere più immediato l’accesso alle informazioni da parte della propria rete di partner.
Basato sui contenuti aziendali e sull’offerta dell’operatore, lo strumento mette a disposizione dei partner informazioni sui prodotti, condizioni commerciali e documentazione di riferimento. Offre inoltre supporto nella presentazione della proposta di valore di Vianova e nella gestione delle obiezioni sollevate dai clienti durante le trattative.
Le prime fasi di utilizzo mostrano livelli di adozione differenti: una parte della rete ha già integrato l’assistente nelle proprie attività, mentre altri partner stanno progressivamente familiarizzando con il nuovo strumento. Le richieste si concentrano soprattutto su listini, condizioni di offerta e gestione delle obiezioni, ambiti nei quali in precedenza era frequente il ricorso al back office.
Un segnale che conferma la rilevanza del bisogno a cui il progetto intende rispondere: rendere disponibili le informazioni commerciali nel momento in cui servono, favorendo l’autonomia dei partner e semplificando il lavoro quotidiano.
Dalla consultazione delle informazioni all’evoluzione dei processi commerciali
Il percorso di Vianova prosegue con l’obiettivo di rendere l’assistente AI uno strumento sempre più integrato nelle attività quotidiane della rete. Tra le priorità rientrano il miglioramento della qualità delle risposte attraverso i feedback degli utenti e l’estensione delle funzionalità ad altre fasi del processo di vendita, andando oltre la sola consultazione delle informazioni.
La prospettiva è quella di rafforzare il collegamento tra chi sviluppa l’offerta e chi la presenta ogni giorno ai clienti, creando un flusso di conoscenza più diretto tra l’azienda e la rete commerciale. Un’evoluzione che punta a rendere i partner più autonomi, migliorare l’accessibilità delle informazioni e favorire una maggiore coerenza nella comunicazione dell’offerta.
Il caso Vianova dimostra come l’introduzione dell’intelligenza artificiale nei processi commerciali richieda un approccio che unisca tecnologia, organizzazione e governance. Definire il ruolo dell’AI, garantirle l’accesso a fonti attendibili e mantenere chiare le responsabilità delle persone sono passaggi essenziali per favorirne l’adozione e tradurne le potenzialità in benefici concreti.
Per le aziende che intendono intraprendere un percorso analogo, Apparound mette a disposizione la propria esperienza nella digitalizzazione dei processi di vendita B2B, con soluzioni che possono essere approfondite e valutate in relazione al catalogo prodotti, alle regole commerciali e alle caratteristiche della rete di vendita.